Factureren aan de gemeente
Heeft u een factuur die de gemeente Stadskanaal moet betalen? Als u die op de juiste manier aanbiedt dan kunnen wij uw factuur sneller behandelen en betalen.
Wat moet er op de factuur staan?
Om uw factuur, zo mogelijk, binnen 30 dagen te kunnen betalen, moeten de juiste gegevens op de factuur staan.
- Factuuradres: Gemeente Stadskanaal, postbus 140, 9500 AC Stadskanaal
De naam van de besteller
Weet u de naam van de besteller niet, informeer hier dan naar bij uw opdrachtgever. Heeft u een verplichtingsnummer aangeleverd gekregen, vermeld dit dan op de factuur. Op de website van de Belastingdienst leest u aan welke wettelijke eisen facturen moeten voldoen. Ga hier naar de website van de Belastingdienst.
Niet alle verplichte gegevens op de factuur?
Dan kunnen we helaas de factuur niet in behandeling nemen. U ontvangt de factuur terug. Vermelding van een onjuiste besteller vertraagt de betaling.
Hoe stuurt u uw factuur?
Stuur uw factuur bij voorkeur via E-facturatie. Lukt dit niet dan kunt u de factuur (in PDF) ook via de mail verzenden.
Let op: Verstuur uw factuur via één kanaal! Dit zorgt voor een vlottere verwerking en betaling van uw factuur.
E-factuur
Wat is een E-factuur?
Een E-factuur is een digitaal bestand (geen PDF) dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan worden verwerkt in het andere systeem. Het grootste verschil tussen PDF-facturen en E-facturen is het soort bestand en de manier van aanleveren. Met E-facturatie wordt uw E-factuur rechtstreeks uit uw administratief systeem naar het administratief systeem van de gemeente Stadskanaal verstuurd. Binnen enkele seconden krijgt uw opdrachtgever de factuur ter goedkeuring.
Voor wie is E-facturatie?
E-facturatie is er voor alle leveranciers. Het maakt niet uit of u veel of weinig facturen stuurt, met of zonder boekhoudprogramma werkt. Alle leveranciers kunnen E-facturen sturen, ook kleinere die enkele keren per jaar aan de gemeente factureren. Er zijn twee verschillende manieren om E-facturen te versturen. De beste manier is voor elke leverancier verschillend.
Voordeel van E-facturatie
Handmatige verwerking van facturen per post of e-mail kost meer tijd en geld en verhoogt de kans op fouten. Met E-facturatie verwerken wij uw factuur beter en sneller. De kans op fouten is klein. En wij kunnen uw factuur daardoor sneller betalen. Er zijn verschillende manieren om een E-factuur te versturen. Daardoor is er altijd een manier van E-factureren die goed past bij uw organisatie.
E-facturatie is veiliger
Uw E-factuur aan de gemeente Stadskanaal loopt via een beveiligde verbinding van onze serviceprovider. Hiermee zijn uw gegevens op een hoog niveau beveiligd. De (persoons)gegevens die op de factuur staan zijn hiermee goed beschermd.
E-facturatie is verplicht
Alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten zijn sinds 18 april 2019 verplicht om E-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken.
E-facturen kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd bij de gemeente Stadskanaal. Welke manier het meest geschikt is voor u hangt o.a. af van uw boekhoudprogramma. Een goed vertrekpunt is om te bepalen of uw boekhoudprogramma al zogenaamde E-facturatie berichten (XML) kan versturen (veel programma's kunnen dit al). Informeer bij de leverancier van uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheden.
Voorbeeld: via het Peppol-netwerk (voorheen Simplerinvoicing)
Als uw boekhoudprogramma een koppeling heeft met Peppol of u bent aangesloten op Peppol via een pakketonafhankelijke provider (zoals TIE Kinetix), dan kunt u ons via deze weg E-facturen sturen. Bekijke de website van Peppol voor een overzicht van providers die u aan kunnen sluiten op het netwerk.
E-factuur indienen
Ook E-facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. Wilt u een bijlage meesturen? Stuur de bijlage dan als pdf. U krijgt van ons geen ontvangstbevestiging. U kunt dit wel zelf regelen via uw dienstverlener van het Peppol netwerk.
Onze gegevens:
- BTW-nummer: NL00.1374.564.B02
- KVK-nummer: 011169424
- OIN: 00000001002564440000
Pdf-factuur via e-mail
- Mail uw factuur naar crediteuren@stadskanaal.nl
- Stuur elke factuur als een aparte pdf, inclusief alle bijbehorende bijlagen.
Betalingsherinnering
Wilt u ons een betalingsherinnering sturen? Mail dan de volgende informatie naar crediteuren@stadskanaal.nl
- Uw IBAN nummer
- Uw factuurnummer
- Het factuurbedrag
- De factuurdatum
Heeft u meer onbetaalde facturen? Stuur die dan in één overzicht.
Creditfactuur
Stuurt u een creditfactuur vanwege een verkeerde factuur? Vermeld dan het factuurnummer van deze factuur ook op uw creditfactuur. Gaat u de creditfactuur aan ons betalen? Meld dit dan duidelijk op uw creditfactuur.
